6月21日（木曜日）
明日は介護事業者連絡会の総会の日です。
昨晩はその最終打ち合わせの会議でしたが、何年も同じメンバーで準備を重ねておりますので、一人が何かを忘れていても、誰かが思い出してくれて、だんだん煮詰まってくるのを感じる打ち合わせでした。
ただ、確かめる為にはやっぱり可視化する事が大事だと痛感しました。
会場係の配置の話の時です。
受付を終えた人を誘導する係の立ち位置は、会場の内か外かの話になり、各自が色々な事を話し始めて、何が何だかわからなくなりました。
「わかるよね」と説明する人は言い、数人は頷くのですが、わたくしには皆さんが同じイメージを持っているとは思えなかった事、このまま立ち位置を確認し、確定しないと、当日思っていた動きと違う事が起こり、慌てたり、イラつくのは想像できてしまいます。
そこで会場見取り図が活躍します。
担当者がホワイトボードに書き始めた途端、皆んなの思っていた事の相違が明白になりました。
また、時間の割り振りを一秒単位でカウントし進行表を作り読み合わせをする事になっていたのですが、その時が初見だった人がいらしたのには少々驚きました。
何らかの事情でデータが受け取れなかったらしいのです。
PC環境が遅れている事業者があると、思った事がスピーディにできません。
会の準備を重ねていると、色々なアクシデントが起こります。
アクシデントは、早めに伝えて下さるとそれなりの対応ができます。
昨日の読み合わせはこの数年で一番ヘタでしたが、きっと本番は上手くいく様に準備して下さるでしょうしそうあって欲しいと願います。
段取り８割。
準備不足、段取り不足は失敗の元。
早く仕事を終了したいと思っている人達の時間を奪う事になる。
わたくしが、来年作っている詰めの役割表も確かに手元に無かったのです。
TTM研修で学んで来たばかりでしたので、なるほど…と思った次第でした。