中学校のフェンス越しに咲く花たち🌼
11月7日（水曜日）
秋の社員面談実施中です。
各自の仕事への取組みやコミュニケーションの取り方、工夫などを聞けるこの面談の時間は、情報の宝庫であり、環境整備を進めるうえでもとても有意義です。
『二度手間をしないで済む方法』
『新たな業務が発生したら手順書に追記しておく事』
『質問で得た回答を自分だけのものにとどめない事』
『その工夫をしたら何が変化し、何を得られるのか』
他にも面談の数だけ色々な想いや話題、発見があります。
その反面・・・・。
各機関への届出帳票類には、？？？？という事が多く見受けられます。
係に電話をして確認すると、一問一答。その質問に関連、付随する情報は得られないものだと実感します。
先日窓口で提出した際には受け取りだけで確認はなく、不足書類があるとの指摘がありませんでした。
翌日、別の担当者から不足の書類を提出する旨連絡が入りました。郵送でも良いと言われましたが、そもそも何が正しい事なのかが解り難いので、一連の流れを指南頂く為にも、改めて出向きました。
その結果、必要のない書類を時間を掛けて作成していたことが判明💦
仕事は理解をした上で取り掛からないと、色々な無駄が生じます・・・・。
その事に気づけたことで数回足を運んだ甲斐があったというものです。
次に、会議室の使用料を収める為に区の出先機関へ。
会議室を予約すると、その後何日の間に支払いに行かないと予約が流れてしまうことがあります。
支払い自体の所用時間はわずかでも、出向く為の時間と交通費がかかります。
この8年間、会場費を支払う為に要したコストは半端ではありません。
『団体登録をしているのだから、口座引き落としとか、振込で支払いできないものか？』と常々思っていましたので、今朝その事を確認すると振り込みの支払いは可能だと判明。
良かった！と喜んだのもつかの間。
料金は振り込みができけれど、その前後の書類のやり取りはＦＡＸと郵送だというのです。
郵送コストはこちらが持ちます。
今時ＦＡＸか～。手元に届くのが遅れたり、まぎれる事も予想されます。
メールでの添付をお願いすると、『今までやったことが無いので‥‥』との返事。
出た！！
創意工夫を好まない、業務効率を考えずに古いやり方を支持するのが公務の方々の特徴なんだと再認識してしまいます。
公的機関は誰の為の仕事をするのかを辿っていけば、地域で生活、活動している人たちの便宜の為、支援の為だと答えを見いだせると思うのですが・・・・。
ＰＣ操作が出来ない、窓口で聞くのが安心と言う方には親切に対応下されば良いと思います。
でも一律に『〇〇して欲しいなら窓口に来てね』というスタイルは見直して頂きたいと切に願います。
不便という声に対して、便利にしていく事を考えて変化を起こして頂きたいのです。
区民の苦情からスタートするのではなく、むしろ行政側から、時短や合理的な業務に着手して頂く事ができれば本当に助かります。